Huishoudelijk Reglement

  • Het huishoudelijk reglement van de Postzegelvereniging Nunspeet is (een nadere detaillering van en) een aanvulling op de statuten. Dit regelement mag niet in tegenspraak zijn met de statuten. Waar dit toch het geval is, hebben de statuten voorrang boven het huishoudelijk reglement.
  • Het kan worden gewijzigd in een bestuursvergadering of in de jaarvergadering. Het eerste huishoudelijk reglement wordt goedgekeurd met een gewone meerderheid van stemmen.
  • Het huishoudelijk reglement kan jaarlijks worden aangepast door het bestuur en ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene ledenvergadering. Acceptatie vindt plaats  door een gewone (enkelvoudige) meerderheid van stemmen van de aanwezige leden (inclusief bestuursleden).
  • Daarnaast is het huishoudelijk reglement openbaar en door belangstellenden (leden, donateurs, sponsoren, overige verenigingen e.a.) op te vragen bij de secretaris.

 

Artikel 1.

  • De Postzegelvereniging Nunspeet is opgericht op 8 december 1976 als afdeling van de Nederlandsche Vereniging van Postzegelverzamelaars (NVPV).
  • Na opheffing van de NVPV is de Postzegelvereniging Nunspeet per 16 juni 2017 een zelfstandige vereniging met eigen statuten.
  • De Postzegelvereniging Nunspeet is aangesloten bij het Samenwerkingsverband Filatelie (SvF). 
  • De SvF stelt zich ten doel de aangesloten verenigingen zo breed mogelijk te ondersteunen, met het doel het verzamelen van postzegels te stimuleren en de kennis van filatelie te verdiepen.
  • De vereniging kent leden en donateurs

 

Artikel 2.

Lidmaatschap

  • Meerderjarige personen kunnen lid of donateur van de vereniging worden (minderjarigen eventueel via één van hun ouders) .
  • Voor een lidmaatschap dat aangegaan is gedurende het jaar en na 15 februari wordt een beperkt SvF tarief in rekening gebracht plus een evenredig deel van het verenigingslidmaatschap. Dit geldt ook voor donateurs.
  • Tarieven worden vastgelegd in bestuursvergadering, het maandbericht en relevante flyers van de vereniging.

 

Rechten der leden.

Artikel 3.

  • Kies- en stemrecht op de verenigingsvergaderingen en tevens het recht van initiatief en amendement.
  • Toegang tot alle activiteiten van de vereniging.
  • Deelneming aan de externe rondzending, overeenkomstig het daarvoor vastgestelde reglement van de SVF
  • Mogen gebruik maken van de nieuwtjesdienst Nederland
  • Ontvangst van het maandbericht van de vereniging

 

Artikel 4.

Rechten en beperkingen van de donateurs

  • Geen deelneming aan de externe rondzending van de SvF
  • Geen collectief abonnement op het blad Filatelie
  • geen vertegenwoordiging in een bestuursfunctie van de vereniging in zaken die de  vereniging of SvF  aangaan
  • Mogen gebruik maken van de nieuwtjesdienst Nederland
  • Toegang tot alle overige activiteiten van de vereniging.
  • Ontvangst van het maandbericht van de vereniging

 

Artikel 5.

Royement

Leden en Donateurs die hun verplichtingen niet nakomen of handelen in strijd met het doel van de af-deling, kunnen door het bestuur worden geschorst, conform de verenigingsstatuten.

 

Artikel 6.

Beëindiging lidmaatschap.

Het lidmaatschap van leden en donateurs eindigt door:

  • Schriftelijke opzegging voor 30 november  aan de secretaris; bij te late opzegging duurt het lidmaatschap tot aan het einde van het volgende verenigingsjaar.
  • In het geval als gesteld in overige relevante artikelen

Artikel 7.

Bestuursbesluiten

  • Het bestuur neemt in haar reguliere bestuursvergaderingen (minimaal 2x per jaar) besluiten , waar van toepassing op de agenda. Ook besluiten buiten de bestuursvergadering om (via e-mail, WhatsApp, telefoon) worden alsnog geformaliseerd.
  • Een besluit komt tot stand, waar van toepassing, na bespreking van een onderwerp, en met een meerderheid van stemmen binnen het dagelijks bestuur. Een besluit is definitief geldig wanneer het in de notulen is vastgelegd en de notulen zijn goedgekeurd door het dagelijks bestuur.

 

Artikel 8.

Het dagelijks  bestuur

  • Het bestuur van de vereniging bestaat uit tenminste drie leden, gekozen door de algemene ledenvergadering, waarbij de voorzitter in persoon wordt gekozen.
  • De functies van secretaris en penningmeester worden binnen het bestuur verdeeld, terwijl de voorzitter één der bestuursleden als plaatsvervangend voorzitter aanwijst.
  • Ieder jaar treedt een derde van het aantal bestuursleden af, volgens een van te-voren opgemaakt rooster en deze zijn terstond herkiesbaar.
  • Indien een bestuurslid zich niet herkiesbaar stelt of tussentijds aftreedt, maakt het bestuur voor die vacature een voordracht op. Ook kunnen tenminste vijf leden een kandidaat voor-dragen.
  • De naam van de kandidaat dient twee dagen vóór de verkiezingsvergadering schriftelijk ter kennis van de secretaris worden gebracht, met een verklaring van de kandidaat dat hij/zij bereid is tot het bestuur toe te treden.
  • Taken binnen het bestuur of commissie kunnen aan elkaar worden overgedragen, verantwoordelijkheden niet

 

De Voorzitter

  • De voorzitter zorgt voor de naleving van de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging.
  • Hij leidt alle bijeenkomsten en heeft het recht van discussie te sluiten, wanneer hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht omtrent het behandelde onderwerp.
  • Hij vertegenwoordigt de vereniging naar buiten.

Secretaris

  • De secretaris is belast met de correspondentie, het uitschrijven van bijeenkomsten (agenda en uitnodigingen), het notuleren verslaglegging van bijeenkomsten, behandelde onderwerpen en vastleggen van actiepunten, planningsoverzicht alle jaarbijeenkomsten.
  • Contactpersoon SvF
  • Aanmelden nieuwe leden bij de SvF volgens aanmeldformulier  (kopieert voorzitter, penningmeester, rondzenddienst en nieuwtjesdienst) en zorgt voor een door het bestuur vastgesteld welkom pakket.
  • Legt datums zaalhuur vast met het kerkelijk bureau van de Wheme te Nunspeet
  • Doet aanpassingen Kvk en UBO register

Penningmeester

  • De penningmeester beheert de gelden van de vereniging. Hij zorgt voor de inning van de contributie en de afdracht aan de SvF volgens hun richtlijnen.
  • Stelt jaarlijks een balans op met een staat van ontvangsten en uitgaven; tevens wordt voor het komende boekjaar een begroting gemaakt.
  • Zorgt dat automatische incasso wordt ingeregeld bij (nieuwe) leden
  • Stelt inningsbrieven op de adverteerders van het maanbericht, regelt automatische incasso
  • Inning van contante betalingen wordt separaat afgesproken binnen het bestuur
  • Betaalt facturen van derde partijen en checkt de facturen via het bestuur in geval van twijfel
  • Houdt zich aan max. uitbetalingen volgens afspraken binnen het bestuur
  • Bewaart financiële administratie min. 7 jaar

 

Artikel 9.

Stemming

  • Stemming over personen dient schriftelijk te geschieden, over zaken kan dit mondeling.

 

Artikel 10.

Declaraties

Km vergoedingen worden per jaar in bestuursvergaderingen vastgesteld op basis van het door de belastingdienst vastgestelde bedrag

Indienen van declaraties gebeurd bij de penningmeester met een duidelijke specificatie van de gemaakte kosten

Artikel 11.

Jaarvergadering

  • Op de jaarvergadering ofwel algemene ledenvergadering (ALV) brengt het bestuur verslag uit omtrent de handelingen van de vereniging van het afgelopen jaar.

 

Artikel 12

Commissies en diensten.

Adverteerders maandbericht:

  • Ieder lid, ieders bestuurslid of commissie lid kan en adverteerder aanbrengen voor het maandbericht
  • Goedkeuring door het bestuur en vaststellen tarief (tarieven vaststellen in bestuursvergaderingen)

 Bethel

  • Het bestuur wijst een contact persoon voor inzamelingen naar Bethel in Bielefeld aan.
  • De vereniging betaalt de verzend kosten van pakketten richting Bethel

Kascommissie

Op voorstel van het bestuur wordt op de jaarvergadering in maart een kascommissie benoemd, bestaande uit twee leden en een reserve lid. Deze commissie controleert de finan-ciële stukken van de penningmeester en brengt hiervan rapport uit.

De leden van de kascommissie treden bij toerbeurt om de twee jaar af, waarbij het reserve lid de plaats van het aftredende lid inneemt en een nieuw reserve lid wordt benoemd.

 Lokaal Totaal Nunspeet via FMR Producties/LokaalTotaal/De Kleine Media

  • Contact en informatie uitwisseling loopt vis de secretaris

 Maandbericht

  • Door het bestuur aangewezen redacteur stelt het maandbericht samen met input van het bestuur.

 Materialen en literatuur

  • Bij verzoek of behoefte voor aanschaf materialen en literatuur: waar van toepassing wordt dit in bestuursvergaderingen besproken .
  • Procedure voor beheer en uitlenen van materiaal en/of literatuur wordt door het separaat indien van toepassing.

Nieuwtjesdienst Nederland:

  • heeft direct contact met abonnementhouders en  PostNL
  • Maakt jaarverslag nieuwtjesdienst
  • Trekt tijdig aan de bel in geval van ‘’wanbetalers’’
  • Beperkt voorraad opbouw van extra postzegels
  • Abonnementhouders nieuwtjesdiensten dienen een akkoordverklaring met onze huisregels te ondertekenen
  • Abonnementen kunnen uiterlijk 30 november van ieder kalenderjaar worden opgezegd, tenzij anders overeen gekomen zoals bij de DAVO supplementen (opzeggingen hiervoor uiterlijk 1 november van elk kalenderjaar)

PR

  • communiceert met afgesproken Media over geplande activiteiten van de vereniging

 Rabobank Club support

  • Het bestuur wijst een contact persoon voor de Rabobank Club Support actie aan.

Rondzenddienst:

  • heeft direct contact met de SvF rondzenddienst
  • beheert uitgifte rondzend-stempels
  • Maakt jaarverslag rondzenddienst

 Verzekeringen

  • Bestuursaansprakelijkheid verzekering en verzekering rondzendingen is geregeld via de SvF.
  • Aanvullende verzekeringen, indien nodig geacht door het bestuur, kunnen worden afgesloten waar relevant

 

Website:

  • Door bestuur aangewezen website beheerder

Zaterdagbeurs organisatie

  • Door bestuur aangewezen beurs organisator
  • Deze int de tafelgelden en draagt deze af aan de penningmeester
  • Het bestuur kan aanvullende activiteiten organiseren op deze zaterdagbeurs i.o.m. de organisator.

 

Artikel 13

Inkomsten

De inkomsten van de vereniging bestaan uit:

  1. De jaarlijks door de vereniging vast te stellen contributie voor leden en donateurs.
  1. Toevallige baten zoals Verloting en Rabo Bank Club Support

 

Artikel 14

Bijeenkomsten

Bijeenkomsten van de vereniging worden door het bestuur vastgesteld en in het maanbericht en op de website gecommuniceerd.

In de maanden juni, juli en augustus zijn er geen bijeenkomsten.

Buitengewone of aanvullende bijeenkomsten kunnen worden georganiseerd door het bestuur:

  1. Wanneer zij dit nodig acht.
  2. Op verzoek 1 of meer leden, onder opgave van redenen.

 

Artikel 15.

Onvoorzien

In alle gevallen, waarin dit reglement de voor de vereniging geldende bepalingen van de statuten of  anderszins. niet voorziet, beslist het bestuur van de vereniging in hun bestuursvergadering of via e-mail, WhatsApp of telefonisch, in geval van meer urgentie,.

waarin een en ander in vergadernotulen wordt vastgelegd, inclusief wijze van communiceren, waar van toepassing.

 

 

Goedgekeurd per 18 maart 2024